O software de gestão permite que empresas de todos os portes automatizam os seus processos de gestão, economizando tempo e custos e otimizando as atividades. Neste guia você encontrará uma visão detalhada do que é um software de gestão, para que serve, como funciona e quais as vantagens de usar um para o seu negócio.
Definição de software de gestão
Um software é um conjunto de componentes e módulos que compõem um sistema de processamento de dados. O software de gestão é um tipo específico de software usado pelas empresas para gerenciar seus processos de negócios.
O software de gerenciamento de negócios geralmente compreende vários aplicativos ou módulos, cada um dos quais oferece funcionalidades diferentes com base em necessidades específicas.
Hoje existem muitos softwares de gestão no mercado e uma empresa pode optar por contar com uma solução pronta ou desenvolver seu próprio software de gestão totalmente customizado.
Como funciona o software de gestão
A aplicação, que pode ser instalada no computador ou utilizada através de um navegador web, tem como principal objetivo simplificar, agilizar e melhorar a eficácia dos processos de negócio.
Os processos de negócio mais comuns que podem ser geridos através do software de gestão são, por exemplo:
- emissão e gestão de faturas, notas de crédito em formato digital;
- criação de documentos em formato digital;
- gestão do catálogo de produtos/serviços;
- gerenciamento de conta;
- gerenciamento de armazenagem;
- registro de vendas;
- criação de dados de clientes;
- gestão do balanço contabilístico;
- venda de produtos e serviços online através de comércio eletrónico;
- análises avançadas e estatísticas de compras e vendas;
- gestão do processo produtivo, lançamento e homologação de produtos.
O software, portanto, pode ser desenvolvido especificamente para a empresa, com funcionalidades customizadas de acordo com as necessidades, ou você pode contar com uma das muitas soluções do mercado.
Tipos de software de gestão
O software de gestão pode abranger uma área específica dos processos de negócio (por exemplo, contabilidade, vendas ou gestão de projetos) ou compreender vários módulos, cada um com o seu próprio conjunto de funcionalidades específicas para um determinado departamento de negócio.
Os tipos mais comuns de software de gestão são:
- software de contabilidade;
- software de armazém;
- software de comércio eletrônico;
- software de faturação;
- software de produção
- Softwares de gestão ERP.
Vamos ver em detalhes quais são as características de cada tipo.
Software de contabilidade
As características típicas são:
- Gestão da primeira nota;
- gestão de registos de IVA e liquidações de IVA;
- impressão e reclassificação do balanço contábil;
- gerenciamento de lotes e prazos;
- criação de faturas, notas de crédito e notas de entrega;
- gestão da fatura eletrónica.
Software de armazém
Cada empresa tem as suas necessidades específicas, mas em geral as funções de qualquer software de gestão de armazém são:
- salvar dados do cliente;
- registro de vendas;
- registro de carga.
- software de comércio eletrônico
Cada vez mais empresas estão investindo na criação de sistemas eletrônicos de vendas, também chamados de e-commerce.
Nos últimos anos, foram publicadas inúmeras tecnologias e plataformas SaaS que permitem criar e gerenciar uma ou mais lojas virtuais, sem necessariamente ter um conhecimento aprofundado de desenvolvimento web ou web design.
Sites e aplicativos de comércio eletrônico têm características comuns:
- gerenciamento de produtos, categorias e variantes de produtos, mesmo em vários idiomas;
- sincronização de itens físicos com código, descrição, imagem, ficha técnica, totem de autotatendimento, etc…;
- gestão de métodos de pagamento e envio;
- gestão de várias lojas online;
- emissão de fatura digital.
O software de comércio eletrônico permite que os usuários comprem bens e serviços digitalmente.
Software de cobrança
Em geral, o software de cobrança permite:
- emitir faturas, guias de entrega, encomendas e orçamentos digitais;
- gerar alertas para as datas de vencimento da cobrança ou pagamento posterior;
- receber estatísticas de faturamento.
Software de produção
Este tipo de software de gestão tem como principal objetivo otimizar o ciclo de informação sobre os processos produtivos da empresa. As características típicas incluem:
gestão da lista de materiais;
gestão de lançamentos de produção;
Planejamento de Requisitos de Materiais (MRP);
gerenciamento da coleta de dados de produção.
softwares de gestão ERP
ERP significa planejamento de recursos empresariais, ou “planejamento de recursos empresariais”. O software de produção desempenha um papel crucial na eficiência e no controle de processos industriais. Essas soluções permitem o planejamento, programação e monitoramento de toda a cadeia de produção, desde a entrada de matérias-primas até a saída de produtos acabados. Quando integrado a um sistema ERP, que gerencia informações relacionadas a compras, vendas, estoque e finanças, o software de produção se torna ainda mais poderoso.
A integração permite uma visão holística e em tempo real de toda a operação, facilitando a identificação de gargalos, a otimização de recursos e a tomada de decisões estratégicas fundamentadas em dados concretos. Essa sinergia entre o software de produção e o sistema ERP promove uma gestão mais eficiente, ágil e competitiva no mercado.
É um software que gerencia todos os processos de negócios, por exemplo, vendas, compras, armazém, contabilidade, produção etc…
Software de Gestão de Condomínio
Um software de condominio funciona de maneira simples. Tem, em sua maioria, ferramentas diversas que possibilitam ao síndico e moradores de um condomínio uma melhor comunicação, além da possibilidade de pagar contas e manter o controle delas, de maneira individual. Esses softwares oferecem também recursos para a realização de uma assembleia virtual.
As vantagens para as empresas
Como você já deve ter adivinhado, um software de gestão permite automatizar um ou mais processos de negócios, economizando muito tempo e reduzindo as margens de erro.
Especialmente para empresas com processos e estruturas produtivas complexas, torna-se imprescindível contar com uma ferramenta de TI confiável e segura, modelada de acordo com os objetivos e necessidades do negócio.
Em resumo, os principais benefícios do uso de software de gestão são:
- economia de tempo;
- processo de desmaterialização simplificado ;
- maior eficiência da equipe;
- redução de erros;
- estatísticas precisas e avançadas;
- maior controle sobre os processos de negócios.
Como escolher o software de gerenciamento certo para você
A escolha de um software depende de muitos fatores. Antes de tudo, você deve decidir se confia em um software não proprietário, portanto, um produto que você pode comprar e começar a usar imediatamente, mas que não possui personalização e, portanto, “você precisa aceitar como está”, ou pedir a um software house para desenvolver uma plataforma ad hoc para o seu negócio.
Independentemente de qual solução você escolher, lembre-se destes elementos:
- Eficiência: o aplicativo deve funcionar corretamente e ter todos os recursos necessários;
- Usabilidade e design: o software deve ser simples de usar e intuitivo. O design não precisa ser “bonito”, mas funcional;
- Experiência do Usuário;
- Flexibilidade e integração: uma plataforma de gestão deve ter módulos que permitam a integração de funções de outros sistemas de TI.
Conclusões
O software de gestão é um investimento absolutamente recomendado para qualquer empresa, independentemente do seu porte, do seu setor de referência ou da forma como está organizada internamente.
Se você está pensando em desenvolver um aplicativo de gestão para sua empresa, não deixe de contar com uma empresa de TI séria e competente, com experiência comprovada no desenvolvimento de software empresarial.
